Collegamento tra POS e Registratore Telematico: nessun nuovo hardware, ma obbligo di coerenza nei dati. Cosa deve fare l’esercente

Negli ultimi mesi la normativa sulla trasmissione dei corrispettivi elettronici ha generato molti dubbi tra gli esercenti, compresi hotel, B&B e strutture ricettive. In particolare, si è parlato dell’obbligo di collegamento tra i sistemi POS e il Registratore Telematico (RT).

Il chiarimento più importante emerso è che non è richiesto alcun collegamento fisico tra POS e Registratore Telematico, né l’acquisto di nuovi dispositivi o modifiche ai software gestionali in uso.
Il principio su cui si basa la normativa è diverso: la coerenza tra l’importo del pagamento elettronico e il corrispettivo trasmesso all’Agenzia delle Entrate.

Il cuore della normativa: coerenza dei dati, non collegamenti tecnici

La norma non impone che POS e RT comunichino tra loro tramite cavi, protocolli o device dedicati. Quello che viene richiesto è che:

• Ogni pagamento elettronico sia riconducibile a un documento commerciale;
• L'importo incassato tramite POS coincida con quello registrato e trasmesso dal Registratore Telematico;
• I dati dei corrispettivi confluiscano correttamente nell’invio telematico all’Agenzia delle Entrate.

Quindi, il controllo fiscale si basa sulla tracciabilità e sulla coerenza dei valori, non sull’integrazione tecnica tra dispositivi.

 Nessun obbligo di nuovi strumenti o modifiche gestionali

Dai chiarimenti applicativi emerge che:

• non è necessario sostituire il POS;
• non è necessario acquistare un POS “compatibile” con il RT;
• non è obbligatoria alcuna modifica ai software gestionali, se già permettono la corretta emissione e registrazione dei corrispettivi;
• non serve integrare tecnicamente POS e RT.

Il sistema è pensato per funzionare con le tecnologie già presenti presso gli esercenti.

Cosa deve fare concretamente l’esercente

Sebbene non ci siano obblighi tecnici, ci sono obblighi operativi ben precisi.

1. Emissione del documento commerciale
Per ogni incasso, anche elettronico, è obbligatorio emettere il documento commerciale tramite il Registratore Telematico o tramite la procedura web dell’Agenzia delle Entrate.

2. Coerenza tra importi
L’importo incassato via POS deve corrispondere a quello riportato nello scontrino.
Eventuali differenze possono essere oggetto di controllo.

3. Registrazioni corrette sul portale dell’Agenzia
Per effettuare il collegamento tra Pos e registratori telematici, l’esercente, anche tramite intermediario, dovrà accedere alla propria area riservata sul sito dell’Agenzia e associare la matricola del registratore telematico ai dati identificativi degli strumenti di pagamento elettronico di cui risulta titolare.

Per agevolare l’inserimento, la procedura esporrà all’esercente l’elenco degli strumenti di pagamento elettronico, di cui risulta titolare, che gli operatori finanziari hanno preventivamente comunicato all’Agenzia.

Nel caso in cui l’esercente utilizzi la procedura web dell’Agenzia (Modulo scontrino senza cassa di AmicHotel), il collegamento potrà essere realizzato all’interno della stessa procedura.

Come AmicHotel supporta l’adempimento

AmicHotel non richiede alcuna modifica per rispettare la normativa, perché consente già di:

• registrare e tracciare gli incassi in modo ordinato;
• associare pagamento e documento commerciale;
• evitare discrepanze tra importi incassati e importi registrati;
• gestire sia il flusso con RT che quello con procedura web (“Senza cassa”).

In questo modo l’esercente può dimostrare facilmente la coerenza richiesta dalla norma.

Sarà possibile effettuare le comunicazioni sul sito di Agenzia delle Entrate nei primi giorni del mese di marzo, a partire dalla data che sarà comunicata con un avviso sul sito internet istituzionale.

- leggi il comunicato ufficiale sul sito di Agenzia delle Entrate